Folks Gestion RH : le SIRH pour PME canadiennes
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Folks Gestion RH est un SIRH pour PME canadiennes, développé au Québec. Le module remplace les chiffriers de congés, les classeurs de contrats et les courriels de suivi par une seule plateforme. C'est la base du produit Folks : les modules Paie, Recrutement et Performance s'y greffent ensuite.
Cet article décortique le module fonctionnalité par fonctionnalité, avec les tarifs et nos observations d'utilisation. Pour une vue d'ensemble des deux modules principaux, consultez plutôt notre avis complet sur Folks RH.
À quoi sert un SIRH?
Un SIRH, ou système d'information sur les ressources humaines, centralise les données de vos employés et automatise les processus qui les entourent. En clair, c'est le logiciel qui remplace le classeur de dossiers papier, le chiffrier Excel des vacances et la boîte courriel où se perdent les demandes.
Dossiers d'employés et libre-service
Chaque employé possède un profil qui rassemble ses coordonnées, son poste, son salaire, son historique et ses documents. Tout se trouve à un seul endroit, donc vous arrêtez de chercher dans trois systèmes différents.
Le libre-service, c'est simplement la possibilité pour l'employé de gérer lui-même ses informations, sans passer par un gestionnaire ou les RH. Il met à jour son adresse ou son contact d'urgence directement dans l'application, entre deux quarts de travail, et consulte sa banque de congés sans écrire à personne.
Gestion des accès
Les permissions se configurent par rôle. Un gestionnaire voit les dossiers de son équipe, mais pas les salaires du reste de l'organisation. La direction voit tout, et l'employé voit son propre profil.
Ce point compte plus qu'il n'y paraît. Dans un chiffrier partagé, tout le monde voit tout. Dans Folks, la confidentialité se paramètre.
Importer vos employés en bloc
Personne n'a besoin de saisir les profils un par un lors de l'implantation. L'import se fait par fichier Excel (.xlsx, .xls) ou CSV, avec le prénom, le nom et la date d'embauche comme seuls champs vraiment obligatoires.
- Superviseur par numéro d'employé : plus fiable que le nom, ça évite les erreurs de correspondance
- Pays, provinces et villes exacts : une valeur mal orthographiée fait échouer la ligne
- Titres d'emploi et départements créés automatiquement : une faute de frappe à l'import devient permanente
- Rapport d'importation : il liste ce qui a été créé, modifié ou refusé, ligne par ligne
Absences et congés
C'est la fonctionnalité que notre équipe utilise le plus souvent, et celle qui change le plus concrètement le quotidien d'une PME. Voici comment ça se déroule, étape par étape, quand un employé demande quelques jours de congé.
- L'employé ouvre l'application Folks et choisit ses dates de congé.
- Son gestionnaire reçoit un courriel immédiatement, avec un lien direct vers la demande.
- Il approuve en un clic, depuis son téléphone ou son ordinateur.
- La banque de congés de l'employé se met à jour automatiquement.
- Si l'employé change ses dates par la suite, une nouvelle notification part au gestionnaire.
Le module couvre aussi les feuilles de temps et les demandes de temps supplémentaire. Des notifications automatiques rappellent les échéances, ce qui évite les oublis en période chargée.
Remboursement des dépenses
Un employé qui avance des frais soumet sa demande directement dans Folks, plutôt que par courriel ou avec une enveloppe de reçus papier. Il téléverse la facture en PDF ou prend simplement une photo avec son téléphone, au moment même de la dépense.
Vous arrêtez donc de courir après les reçus et les justificatifs deux semaines plus tard. La demande arrive déjà accompagnée de sa pièce justificative, prête à être approuvée par le gestionnaire responsable.
Une fois approuvée, la dépense se rembourse directement dans le module de paie, plutôt que par un chèque ou un virement séparé à traiter à part. Pour le détail complet de ce module, consultez notre avis sur Folks Paie.
Documents et signature électronique
Vous déposez un contrat, une politique ou un formulaire, puis l'employé le signe électroniquement dans son profil. Le document signé reste attaché à son dossier, daté et accessible. Une nouvelle recrue peut ainsi signer son contrat avant même son premier quart de travail.
Cette fonction remplace un aller-retour classique : imprimer, faire signer, numériser, classer. Le portail employé se personnalise aussi pour regrouper vos politiques internes et vos ressources.
Accueil et départ des employés
Vous créez un plan d'accueil avec des tâches, des responsables et des échéances, puis vous l'assignez à chaque nouvelle recrue. Le même mécanisme s'applique aux départs. Voici comment ça se déroule, étape par étape, quand une nouvelle recrue se joint à l'équipe.
- Le gestionnaire assigne le plan d'accueil standard dès la confirmation d'embauche.
- Chaque tâche, comme la formation sécurité ou la présentation à l'équipe, a une échéance et un responsable assigné automatiquement.
- La nouvelle recrue voit ses tâches et coche celles qui sont complétées, directement depuis son profil.
- Rien n'est oublié, même si la personne responsable des RH est absente cette semaine-là.
Pour une PME qui embauche quelques personnes par année, le gain principal reste la constance. Chaque recrue reçoit le même parcours, sans que quelqu'un doive s'en souvenir.
Organigramme et répertoire
La plateforme génère un organigramme à partir des liens hiérarchiques que vous configurez. Un répertoire rassemble les coordonnées de tous les collaborateurs. Les nouvelles recrues s'y repèrent rapidement.
Formation et certifications
Le module suit les heures et le budget de formation par employé. Il enregistre aussi les certifications et leur date d'expiration, puis affiche la progression de carrière.
Analytique RH et rapports
Des tableaux de bord affichent vos indicateurs RH en temps réel : taux de roulement, absentéisme, répartition des effectifs et ancienneté. Les rapports se personnalisent, puis s'exportent.
Folks avance que l'automatisation des tâches RH génère des économies de 175 000 $ sur un an et 4 000 heures de travail en moins pour une PME manufacturière d'environ 100 employés. Ces chiffres proviennent de l'entreprise, donc traitez-les comme un ordre de grandeur plutôt qu'une garantie.
Application mobile
L'application permet de demander et d'approuver des congés, de consulter les profils, les documents et le répertoire. Pour une équipe sur le terrain, sans poste de travail fixe, c'est souvent le seul point d'accès utilisé.
Sécurité des données
Folks détient la certification SOC 2 Type 2, une norme reconnue en matière de contrôles de sécurité et de confidentialité. Vos données sont hébergées au Canada.
Ce point mérite votre attention. Un SIRH contient des numéros d'assurance sociale, des salaires et des dossiers médicaux d'absence. Vérifiez donc les certifications de tout fournisseur que vous évaluez.
Combien coûte le module RH?
En date d'août 2026, Folks Gestion RH commence à 6 $ par employé par mois. Le prix final dépend du nombre d'employés, du forfait choisi et des modules ajoutés. Pour une équipe de 25 employés, la facture tourne autour de 150 $ par mois avant les frais d'implantation.
| Taille de l'équipe | Coût mensuel estimé | Coût annuel estimé |
|---|---|---|
| 15 employés | 90 $ | 1 080 $ |
| 30 employés | 180 $ | 2 160 $ |
| 50 employés | 300 $ | 3 600 $ |
| 100 employés | 600 $ | 7 200 $ |
Deux précisions utiles. D'abord, Folks offre une tarification adaptée aux OBNL, à demander explicitement. Ensuite, vous pouvez passer à un forfait supérieur en cours d'abonnement, sans recommencer l'implantation.
Notre avis sur le module RH
Après plusieurs mois d'utilisation, le circuit des congés est ce qui nous fait gagner le plus de temps. Les demandes, les approbations et les soldes fonctionnent sans surveillance. Le support répond en français, en quelques heures.
- Interface simple : les gestionnaires s'en servent sans formation longue
- Vraie autonomie : les employés règlent eux-mêmes ce qui les concerne
- Bilingue : utile dès que votre équipe dépasse les frontières du Québec
- Équipe locale : les réponses tiennent compte du contexte réglementaire d'ici
- Coût d'entrée réel : les frais d'implantation d'au moins 500 $ n'apparaissent pas dans le tarif affiché
- Pas conçu pour les micro-équipes : sous 10 employés, Folks recommande lui-même de valider avant de s'engager
- Tarification sur soumission : le prix affiché ne suffit pas pour budgéter précisément
Payer votre SIRH intelligemment
Un abonnement SIRH est une dépense mensuelle stable et prévisible. Elle mérite donc de passer sur une carte de crédit d'affaires qui accumule des points ou de la remise en argent.
Pour une équipe de 30 personnes, vous payez au minimum 2 160 $ par année. À 2 % de remise, cela représente environ 43 $ récupérés. Ajoutez vos autres abonnements logiciels, puis le total grimpe.
| Carte de crédit | Frais annuels | Prime de bienvenue | |
|---|---|---|---|
| 0 $ | |||
| 199 $ | |||
| 0 $ | |||
| 0 $ |
En conclusion
Le module Gestion RH de Folks fait bien une chose précise : il rassemble des données RH éparpillées et automatise les circuits d'approbation. Pour une PME de 15 à 500 employés sans département RH complet, la valeur apparaît vite.
Avant de signer, demandez une soumission avec votre nombre réel d'employés et exigez le détail des frais d'implantation. Pour la vue d'ensemble des deux modules, lisez notre portrait complet de Folks, et si la paie vous intéresse aussi, consultez notre article sur le module Paie.
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Qu'est-ce qu'un SIRH ?
Un SIRH, ou système d'information sur les ressources humaines, centralise les données de vos employés et automatise les processus RH. Il regroupe les dossiers, les congés, les documents et les rapports dans une seule plateforme, à la place de plusieurs chiffriers et outils distincts.
Combien coûte le module Gestion RH de Folks ?
En date d'août 2026, le module commence à 6 $ par employé par mois. Des frais d'implantation d'au moins 500 $ s'ajoutent à tous les forfaits. Le prix final varie selon le nombre d'employés et les modules retenus, donc il faut demander une soumission.
Folks gère-t-il la signature électronique ?
Oui. Vous déposez un document dans la plateforme, puis l'employé le signe électroniquement depuis son profil. Le document signé reste attaché à son dossier et demeure accessible en tout temps.
Les employés peuvent-ils demander leurs congés eux-mêmes ?
Oui. L'employé dépose sa demande dans la plateforme ou l'application mobile. Le gestionnaire reçoit un courriel, puis approuve ou refuse en un clic. La banque de congés se met ensuite à jour automatiquement.
Folks suit-il les certifications des employés ?
Oui. Le module enregistre les certifications, leur date d'expiration, ainsi que les heures et le budget de formation par employé. Cette fonction sert surtout aux entreprises de construction et aux manufacturiers.
Mes données RH sont-elles sécurisées ?
Folks détient la certification SOC 2 Type 2 et héberge vos données au Canada. L'entreprise gère plus de 125 000 dossiers d'employés. Les accès se paramètrent par rôle, ce qui limite qui voit quoi.
Faut-il un responsable RH pour utiliser Folks ?
Non. La plateforme est conçue pour des organisations sans département RH complet. Une direction ou un adjoint administratif peut la gérer. Folks offre aussi de l'accompagnement et des capsules de formation au démarrage.
Existe-t-il une application mobile ?
Oui. L'application permet de demander et d'approuver des congés, de consulter les profils d'employés, les documents et le répertoire d'entreprise. Elle convient particulièrement aux équipes sans poste de travail fixe.
